La durée de conservation d'un document privé est établie en fonction de la durée pendant laquelle un consommateur peut réclamer ou peut se voir réclamer une dette et qu'il doit prouver qu'il l'a bien payée. Passé cette durée, la prescription joue et la loi considère que cette dette a été acquittée si elle n'a pas été formellement réclamée au consommateur. Et la prescription en droit belge peut être très longue (30 ans). Mais, heureusement, des exceptions existent.
Le tableau ci-dessous classe, par durée, les documents qu'il est utile de conserver. Certaines durées sont établies sur base des usages, des habitudes, d’autres sont définies en fonction de la législation. Dans certains cas, la durée peut varier en fonction de la durée de possession ou de la valeur du bien auquel le document se réfère. Dans d'autres cas, les documents méritent d'être conservés à vie. En cas de litiges particuliers, les durées mentionnées ne s'appliquent pas. De même, les durées mentionnées ne concernent pas les documents à conserver par les entreprises ou les services publics.
| 1 mois |
Magasins: tickets de caisse (montants peu importants) [1] |
| 1 an |
Horeca: notes de restaurant et d'hôtel 6 MOIS
Ramonage: certificats
Transport: factures
Frais d'huissiers |
| 2 ans |
Gezinsuitkeringen
Assurances: quittances de cotisation, double de lettre demandant résiliation et son accusé de réception, correspondance avec l'assureur concernant le règlement d'un sinistre
Eau: factures
Energie: factures de gaz, et d'élektricité
Sécurité sociale: décomptes de sécurité sociale
Téléphone, internet: factures
Garantie: certificats [2]
Frais Médicaux / Médecin: preuves de paiement |
| 5 ans |
Allocations de chômage
Banque: documents bancaires
Crédit: quittances de crédit ou prêts immobiliers
Factures du notaire et honoraires
Frais d'avocats
Impôts: documents fiscaux
Loyer: quittances de loyers [3]
Redevance radio - télévision
Rentes alimentaires: preuves de paiement
Assurances: avis d'échéance et preuves de paiement des contrats d'assurance sur la vie et d'assurance décès bénéficiant de réductions fiscales, en cas de règlement à votre profit du capital d'une assurance décès |
| 10 ans |
Agents immobiliers: factures
Aménagement factures des travaux
Construction: contrats passés avec l'architecte et/ou l'entrepreneur, Correspondances relatives à la construction, facturesn
Indépendants: factures (plombier, électricien, garagiste …)
Factures avec TVA
Propiété: règlement de copropriété, correspondance avec syndic, PV d'assemblée générale
Revenues: déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions, avis d'imposition
Travaux: la commande, le contrat et la réception de travaux, factures des entrepreneurs et architectes
Assurances: contrats relatifs à des immeubles, doubles de correspondance, factures d'achat, factures de réparation [4] ... |
| 30 ans |
Jugement: preuves de paiement des indemnités dues par suite d'un jugement
Vie commune: Document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc.
Contrats de travail et lettres d'engagement, lettres de licenciement: double ou reçu de solde de tout compte, certificat de travail, avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident, bulletins de versement de prestations sociales [5] |
| A vie |
Actes notariés
Assurances: contrats d'assurance responsabilité automobile et professionnelle [5]
Carnet de santé
Carte de groupe sanguin
Décès: testaments et documents relatifs aux successions
Diplômes et titres professionnels
Donation: actes [5]
Dossier médical: résultats des analyses, examens
Enfant: acte de reconnaissance ou jugement d'adoption
Famille: livret de famille, souvenirs anciens relatifs à la famille (annonces de mariage, de décès)
Mariage: contrat de mariage, livret de famille
Vie commune: document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc.
Séparation: Jugement de divorce ou de séparation de corps
Vaccination: Certificat de vaccination |
Les tableaux ci-dessous classent, par type de documents ou par thème, les documents qu'il est utile de conserver. Les remarques reprises ci-dessus restent d'actualité.
| Thème | Type de document | Durée de conservation |
| Agents immobiliers | Factures | 10 ans |
| Habitation | Factures de travaux d'aménagement | 10 ans |
| Travaux | Factures de travaux d'aménagement | 10 ans |
| Architectes | Factures | 10 ans |
| Assurances | Avis d'échéance | 5 ans |
| Assurances | Certificats médicaux | Jusqu'à complète indemnisation |
| Assurances | Contrats d'assurance responsabilité automobile | À vie |
| Assurances | Contrats d'assurance responsabilité professionnelle | À vie |
| Assurances | Contrats relatifs à des immeubles | 10 ans (tant que les immeubles sont assurés avec un minimum de 10 ans) |
| Assurances | Contrats relatifs à des immeubles | Tant que les meubles sont assurés |
| Assurances | Correspondance avec l'assureur concernant le règlement d'un sinistre | 2 ans |
| Assurances | Double de lettre demandant résiliation et son accusé de réception | 2 ans |
| Assurances | En cas de règlement à votre profit du capital d'une assurance décès | 5 ans |
| Assurances | Expertises | Jusqu'à complète indemnisation |
| Assurances | Factures | Jusqu'à complète indemnisation |
| Assurances | Factures d'achat | Tant que les meubles sont assurés |
| Assurances | Factures d'achat | 10 ans (tant que les immeubles sont assurés avec un minimum de 10 ans) |
| Assurances | Factures de réparation | Tant que les meubles sont assurés |
| Assurances | Factures de réparation | 10 ans (tant que les immeubles sont assurés avec un minimum de 10 ans) |
| Assurances | Preuves de paiement des contrats d'assurance sur la vie et d'assurance décès bénéficiant de réductions fiscales | 5 ans |
| Assurances | Quittances de cotisation | 2 ans |
| Assurances (biens immobiliers) | Doubles de correspondance | 10 ans (tant que les immeubles sont assurés avec un minimum de 10 ans) |
| Assurances (biens mobiliers)) | Doubles de correspondance | Tant que les meubles sont assurés |
| Avocats | Frais | 5 ans |
| Bail | Contrat | 5 ans (après le départ du logement) |
| Banque | Documents bancaires | 5 ans |
| Bien meuble | Documents et factures | Au terme de leur valeur |
| Bien meuble | Factures avec TVA | 10 ans |
| Bien meuble | Modes d'emploi | Pendant la durée d''utilisation de l'objet |
| Bien meuble | Plan de montage | Pendant la durée d''utilisation de l'objet |
| Construction | Contrats passés avec l'architecte et/ou l'entrepreneur | 10 ans |
| Construction | Correspondances relatives à la construction | 10 ans |
| Construction | Factures | 10 ans |
| Crédit | Quittances de crédit ou prêts immobiliers | 5 ans |
| Décès | Testaments et documents relatifs aux successions | À vie |
| Eau | Factures | 2 ans |
| Emploi | Allocations de chômage | 5 ans |
| Emploi | Avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Emploi | Bulletins de versement de prestations sociales | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Emploi | Certificat de travail | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Emploi | Contrats de travail | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Emploi | Diplômes et titres professionnels | À vie |
| Emploi | Double ou reçu de solde de tout compte | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Emploi | Lettres de licenciement | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Emploi | Lettres d'engagement | 30 ans et au minimum jusqu'à l'âge de la retraite |
| Energie | Factures de gaz, d'électricité | 2 ans |
| Enfant | Acte de reconnaissance ou jugement d'adoption | À vie |
| Entrepreneurs | Factures | 10 ans |
| Famille | Actes de donation | À vie |
| Famille | Actes notariés | À vie |
| Famille | Allocations familiales | 2 ans |
| Famille | Contrat de mariage | À vie |
| Famille | Contrat de vie commune | À vie |
| Famille | Document relatif à l'union libre | À vie |
| Famille | Jugement de divorce | À vie |
| Famille | Jugement de séparation de corps | À vie |
| Famille | Livret de famille | À vie |
| Famille | Livret de famille | À vie |
| Famille | Souvenirs anciens relatifs à la famille (annonces de mariage, de décès) | À vie |
| Frais médicaux | Preuves de paiement | 2 ans |
| Garantie | Certificats | 2 ans (jusqu'au terme de la garantie) |
| Habitation | Titre de propriété | Jusqu'à la revente |
| Horeca | Notes de restaurant et d'hôtel | 6 mois |
| Huissiers | Frais | 1 an |
| Impôts | Documents fiscaux | 5 ans |
| Indépendants | Factures (plombier, électricien, garagiste …) | 10 ans |
| Internet | Factures | 2 ans |
| Jugement | Preuves de paiement des indemnités dues par suite d'un jugement | 30 ans |
| Location | Contrat | 5 ans (après le départ du logement) |
| Loyer | Quittances de loyers | 5 ans |
| Magasins | Tickets de caisse qui ne tiennent pas lieu de garantie | 1 mois |
| Magasins | Tickets de caisse qui ne tiennent pas lieu de garantie | 2 ans (jusqu'au terme de la garantie) |
| Médecin | Preuves de paiement | 2 ans |
| Notaire | Actes notariés | À vie |
| Notaire | Frais | 5 ans |
| Notaire | Honoraires | 5 ans |
| Propriété | Correspondance avec syndic | 10 ans |
| Propriété | PV d'assemblée générale | 10 ans |
| Propriété | Règlement de copropriété | 10 ans |
| Ramonage | Certificats | 1 an |
| Rémunérations | Fiches de paie | Jusqu'à liquidation de la pension |
| Rentes alimentaires | Preuves de paiement | 5 ans |
| Revenus | Avis d'imposition | 10 ans |
| Revenus | Déclarations de revenus | 10 ans |
| Revenus | Justificatifs des réductions et déductions | 10 ans |
| Salaires et rémunérations | Bulletins | Jusqu'à liquidation de la pension |
| Santé | Carnet de santé | À vie |
| Santé | Carte de groupe sanguin | À vie |
| Santé | Certificat de vaccination | À vie |
| Santé | Dossier médical (résultats des analyses, examens) | À vie |
| Sécurité sociale | Décomptes de sécurité sociale | 2 ans |
| Téléphone | Factures | 2 ans |
| Télévision | Redevance radio-télévision | 5 ans |
| Transport | Factures | 1 an |
| Travaux | La commande, le contrat et la réception de travaux | 10 ans |
| Véhicule automobile | Documents | Au terme de leur valeur |
| Véhicule automobile | Redevance radio-télévision | 5 ans |
| Vie commune | Document relatif à l'union libre, contrat de vie commune, etc. | 30 ans |
